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邮件礼仪你还应该注意这些 投简历/上班都用得到
2017-04-13|资讯来源: 淮安就业网|查看: 1363

  淮安人才热线分享:大学生求职投简历时要发邮件,职场人在日常工作处理上也要发邮件,但你平时是否会注意下面这些邮件礼仪呢?


  一、主题清晰,用词规矩


  主题,往往是绝大多数人对于邮件的第一印象。邮件的内容及其重要性,在主题上可以展现得淋漓尽致。


  1、标题要简洁、干练


  2、标题要符合邮件正文内容


  3、标题绝对不可以空,除非是给自己发的


  4、标题可适当使用标点符号进行强化信息的重要性,譬如感叹号等


  5、若在多次回复过程中,讨论事情发生变化,要及时更换邮件标题


  二、谦虚客气,用好措辞


  俗话说,“礼多人不怪”。尤其对生活在号称礼仪之邦的我们而言,更是如此。要在邮件中尽量表现得礼貌客气一些,这样即便处理事情有所不周,也能够增加对方宽恕你的可能性。


  1、区别好上下级关系


  倘若是高管,在措辞上,多用您来称呼对方,切不要直呼大名。如果是同事或者下属,为了不让邮件显得生分,尽量不要使用明显区别关系的你、我等词语。


  2、开头和结尾的套路要把握好


  对于开头,如果你和收件人很熟,可以用"Dear XX"。否则,尽量用"Hi",就可以了。此外,结尾用些"best regards",或者祝好、一切顺利等词就行。


  三、正文通顺,逻辑恰当


  正文是邮件的核心内容,搞定邮件内容是很重要的事情。


  1、将所有内容一次说清


  考虑好如何将自己所有的内容组织在一封邮件中。不要等发出去邮件之后,继续补充更新邮件。


  2、正文叙述流畅,逻辑性强


  如果正文很长,建议采用麦肯锡的结构化思维,结论先行。其次,对于具体的多事项说明,建议采用1、2、3、4条理性地去总结。


  3、合理对正文内容进行强调


  对正文通篇强调,等于没有强调。因此,在对正文书写的时候,一定要注意克制自己强调的欲望。只选择你认为最重要的地方进行强调即可。强调方式有很多,加粗、加文字背景色等。


  4.慎用表情


  邮件代表商务,慎重使用表情。往往一个表情,会让整个气氛轻佻起来。当然,如果很有必要这么做,也是可以的。这里只是说慎用而已。


  5.避免错别字


  这是对人最起码的尊重问题。并且,在发出邮件之前,要再三检查一下,以保证万无一失。


  四、关于附件


  有时候,工作的需要,不得不在邮件中上传附件。但,你必须要记住:


  1、附件不要过大


  比如outlook最大的文件大小为50M,但是不是说只有文件超过50M你才想其他方式解决。一般情况下,邮件附件不要超过2M,当然适当大一些是可以的。必要时,可以考虑用云盘来代替附件直接放在邮件中。


  2、有附件,必须要在正文指出


  倘若有附件,一定要告知收件人,有附件的存在。比如:如附件,是XXX。此外,如果是百度云代替附件,请写好具体的链接和密码在上面。最后,还要注意附件名字要符合主题和正文的内容。


  五、邮件回复


  你是否觉得发送邮件比回复邮件要轻松。其实不然,回复邮件依旧有许多要注意的地方。


  1、及时性回复对方邮件


  一定要及时反馈,一般不要超过2个小时。如不能及时,要说明下原因。记住,及时反馈信息,是对发送邮件的人的尊重。


  2、回复文字不要太少


  其实,内容上文字过少,也会给人不尊重的感觉。所以,最好能控制在10个字以上。


  3、回复和回复全部的区别


  不要将这两个混淆!!回复只是给发送给你邮件的那个人进行回复,而回复全部则不然。回复全部,是将邮件中相关干系人,都进行通知回复。


  如果搞不清楚这两个区别,很可能你会将自己的邮件错发到CEO那里。


  4、控制回复邮件的量


  如果你发现,一件事情你发了多次邮件都没有解决,那就考虑开个会或当面进行沟通协商,等协商结束,再进行相关邮件的备忘等操作。


  六、关于其他


  除了上面讲的五个方面,还有一些微小的细节需要说明一下:


  1、在发送,或者抄送的时候,要注意职位的先后顺序,比如说你不能将一个普通职员放在CEO之前;


  2、主送人是必须进行回复的,而抄送人则没有义务强制性回复;


  3、跨部门合作时,一定要记得将相关领导抄送好。

 

 

文章转载自网络

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